Accueil > Que faire de vos archives ? > Conseils d'archivage aux services déconcentrés de l'Etat
L' on a trop souvent tendance à oublier cette évidence : chacun de nous produit, dans le cadre de son activité administrative, des archives.
Leur support peut être varié: au support traditionnel qu'est le papier se substitue en effet de plus en plus le support électronique, mais il ne faut pas oublier non plus les photographies, les microfilms ou les enregistrements sonores et audiovisuels.
Les documents que nous produisons sont des documents d'archives au moment même de leur production et pas seulement en "bout de chaîne", lorsque nous n'en avons plus d'utilité immédiate. Cela signifie qu'un traitement spécifique devra leur être appliqué tout au long de leur cycle de vie afin que les archives puissent pleinement et efficacement remplir leur triple rôle :
Ce sont ces différentes dimensions et les procédures s'y rattachant que les pages qui suivent présentent afin de faciliter un archivage efficace pour tous.
Au quotidien, vous avez de plus en plus de mal à organiser vos dossiers, voire à retrouver certains éléments nécessaires à votre gestion quotidienne. Nos services sont là pour vous aider à maîtriser votre production documentaire.
Les Archives départementales et ses collaborateurs peuvent intervenir sur votre site à la demande et sur rendez-vous.
Dans un premier temps, ils effectueront avec vous un état des lieux. Pour ce faire, ils analyseront votre organisation, vos procédures, les catégories de documents reçus et produits, leur forme, leur support ou leur usage. Ils vous interrogeront sur vos habitudes de classement, vos besoins de recherches documentaires, vos obligations juridiques.
Ensuite, l'ensemble de votre production documentaire sera évalué en fonction des réglementations administratives, juridiques et archivistiques dans une démarche contractuelle afin de déterminer les délais et obligations de conservation.
Ce travail commun permettra l'élaboration d'untableau de gestion de vos documents sur lequel vous pourrez vous référer au quotidien.
Au-delà, conformément à la loi, nous vous aiderons à organiser les destructions nécessaires ou les versements dans votre service d’archives.
Une série de tableaux de gestion d'archives est réalisée par les Archives départementales en collaboration avec les services producteurs. Une mise à jour régulière agrémentera cette liste.
Il s'agit d'un état des documents produits et reçus par votre service.
A ce titre, il reflète l'organisation de votre service. Aussi, il vous servira à gérer vos archives courantes (dossiers servant à la gestion quotidienne des affaires, conservés dans les bureaux) et intermédiaires (dossiers n'étant plus d'usage courant mais conservés pour des impératifs de gestion et/ou juridiques à proximité des bureaux). Enfin, il permet de procéder à l'archivage de vos archives définitives dites historiques qui seront, quant à elles, conservées dans votre service d’archives ou déposées aux Archives départementales de Draguignan.
Le tableau se présente en quatre colonnes :
Les différentes catégories de documents ou de dossiers reçus et produits par le service sont énumérées.
La durée d’utilité administrative est la durée pendant laquelle les différentes sections du service conservent les documents mentionnés dans la première colonne. Cette durée est définie d’un commun accord avec les Archives départementales en tenant compte des besoins d’information nécessaires au bon fonctionnement des services, ainsi que des obligations légales ou juridiques.
Les mentions de conservation, de tri ou de destruction portées dans cette colonne doivent être interprétées de la façon suivante :
Cette colonne permet de préciser les modalités de tri, de justifier le sort final, d’apporter des informations complémentaires sur la nature des documents et de préciser le cas échéant les dates extrêmes et le métrage linéaire.
Préfecture :
Bureau de la sécurité publique
Bureau de la sécurité routière
Direction départementale de la cohésion sociale, logement
Justice :
Thématiques :
Après accord entre votre service et les Archives départementales, vous pourrez nous verser vos archives. Elles seront conservées sur le site de Draguignan ou de La Valette et seront consultables après une demande de communication.
Le versement aux Archives revêt un caractère juridique puisqu'il s'agit d'une décharge de la part de votre service et d'une prise en charge légale de la part des Archives. C'est pourquoi il convient de respecter une procédure stricte :
Elle doit être minutieuse et comporte six éléments de description.
Téléchargez le bordereau de versement d'archives
Après accord entre votre service et les Archives départementales, vous pourrez détruire les documents n'ayant plus d'utilité administrative ou historique.
La destruction de vos documents revêt un caractère juridique (article L 212-2 du code du Patrimoine). Le visa d'élimination constitue une décharge pour votre service des documents visés. En outre, il nous permet d'évaluer le métrage de documents détruits chaque année.
Cette procédure se décompose dans les étapes suivantes :
Elle est succincte et comporte cinq éléments de description.
Télécharger la demande de visa d’élimination
État des fonds et inventairesEffectuer une recherche sur un thème ou retrouver les dossiers que vous avez versés.
Selon votre secteur géographique, vous pouvez contacter Toulon ou Draguignan soit par mail soit téléphoniquement.
Contacts :
Vanina Bienvenu au 04 94 18 40 84 ou par mail vmarques@cg83.fr
Julie Rouand au 04 94 18 71 95 ou par mail jrouand@cg83.fr
Télécopie : 04 94 20 79 43
Adresse postale :
Cellule de l'aire toulonnaise
Bâtiment "Oméga"
77, impasse Lavoisier
83160 LA VALETTE
Contacts :
Le service des archives modernes et contemporaines
Le service des archives communales et intercommunales
Sur notre site ou par téléphone
04 98 10 22 40
Adresse postale :
Archives départementales du Var
157 avenue Alphonse Daudet
BP 277
83 007 Draguignan cedex