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Vous travaillez dans un service déconcentré de l’Etat
Que faire de vos dossiers ?
L' on a trop souvent tendance à oublier cette évidence : chacun de nous produit, dans le cadre de son activité administrative, des archives.
Leur support peut être varié: au support traditionnel qu'est le papier se substitue en effet de plus en plus le support électronique, mais il ne faut pas oublier non plus les photographies, les microfilms ou les enregistrements sonores et audiovisuels.
Les documents que nous produisons sont des documents d'archives au moment même de leur production et pas seulement en "bout de chaîne", lorsque nous n'en avons plus d'utilité immédiate. Cela signifie qu'un traitement spécifique devra leur être appliqué tout au long de leur cycle de vie afin que les archives puissent pleinement et efficacement remplir leur triple rôle :
- d'outil de bonne gestion pour l'administration,
- de preuve pour les administrés, afin de leur permettre de pouvoir justifier de leurs droits,
- et enfin de documentation historique pour la recherche d'aujourd'hui et de demain.
Ce sont ces différentes dimensions et les procédures s'y rattachant que les pages qui suivent présentent afin de faciliter un archivage efficace pour tous.
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La gestion des archives
Au quotidien, vous avez de plus en plus de mal à organiser vos dossiers, voire à retrouver certains éléments nécessaires à votre gestion quotidienne. Nos services sont là pour vous aider à maîtriser votre production documentaire.
Les Archives départementales et ses collaborateurs peuvent intervenir sur votre site à la demande et sur rendez-vous.
Dans un premier temps, ils effectueront avec vous un état des lieux. Pour ce faire, ils analyseront votre organisation, vos procédures, les catégories de documents reçus et produits, leur forme, leur support ou leur usage. Ils vous interrogeront sur vos habitudes de classement, vos besoins de recherches documentaires, vos obligations juridiques.
Ensuite, l'ensemble de votre production documentaire sera évalué en fonction des réglementations administratives, juridiques et archivistiques dans une démarche contractuelle afin de déterminer les délais et obligations de conservation.
Ce travail commun permettra l'élaboration d'untableau de gestion de vos documents sur lequel vous pourrez vous référer au quotidien.
Au-delà, conformément à la loi, nous vous aiderons à organiser les destructions nécessaires ou les versements dans votre service d’archives.
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Tableaux de gestion par service
Une série de tableaux de gestion d'archives est réalisée par les Archives départementales en collaboration avec les services producteurs. Une mise à jour régulière agrémentera cette liste.
1. Qu'est qu'un tableau de gestion d'archives ?
Il s'agit d'un état des documents produits et reçus par votre service.
A ce titre, il reflète l'organisation de votre service. Aussi, il vous servira à gérer vos archives courantes (dossiers servant à la gestion quotidienne des affaires, conservés dans les bureaux) et intermédiaires (dossiers n'étant plus d'usage courant mais conservés pour des impératifs de gestion et/ou juridiques à proximité des bureaux). Enfin, il permet de procéder à l'archivage de vos archives définitives dites historiques qui seront, quant à elles, conservées dans votre service d’archives ou déposées aux Archives départementales de Draguignan.
2. Comment lire un tableau de gestion ?
Le tableau se présente en quatre colonnes :
- Colonne n°1 : Nature du document
Les différentes catégories de documents ou de dossiers reçus et produits par le service sont énumérées.
- Colonne n°2 : Durée d’utilité administrative (DUA)
La durée d’utilité administrative est la durée pendant laquelle les différentes sections du service conservent les documents mentionnés dans la première colonne. Cette durée est définie d’un commun accord avec les Archives départementales en tenant compte des besoins d’information nécessaires au bon fonctionnement des services, ainsi que des obligations légales ou juridiques.
- Colonne n°3 : Sort final
Les mentions de conservation, de tri ou de destruction portées dans cette colonne doivent être interprétées de la façon suivante :
- C : conservation définitive dans un service d’archive après avoir établi un bordereau de versement,
- D : Destruction après obtention d’un visa d’élimination du Directeur des Archives départementales (article L 212-2 du code du Patrimoine). Elle se fera par incinération ou recyclage uniquement (le recours à la déchetterie et tout dépôt de documents sur la voie publique étant à proscrire),
- T : conservation partielle après tri selon les modalités définies dans cette colonne et dans la colonne « Observations ».
- Colonne n°4 : Observations
Cette colonne permet de préciser les modalités de tri, de justifier le sort final, d’apporter des informations complémentaires sur la nature des documents et de préciser le cas échéant les dates extrêmes et le métrage linéaire.
3. Liste des tableaux de gestion existants par service :
Préfecture :
Bureau de la sécurité publique
Bureau de la sécurité routière
Direction départementale de la cohésion sociale, logement
Justice :
Thématiques :
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La procédure de versement
Après accord entre votre service et les Archives départementales, vous pourrez nous verser vos archives. Elles seront conservées sur le site de Draguignan ou de La Valette et seront consultables après une demande de communication.
1. La procédure administrative :
Le versement aux Archives revêt un caractère juridique puisqu'il s'agit d'une décharge de la part de votre service et d'une prise en charge légale de la part des Archives. C'est pourquoi il convient de respecter une procédure stricte :
- Un bordereau de versement est établi par votre service.
- Il doit impérativement être envoyé par mail pour vérification aux Archives avant d'effectuer le versement. Pour cela, il vous suffit de le transmettre au personnel des Archives compétent (rubrique "nous contacter").
- Une fois le bordereau validé par les Archives, un numéro W est attribué au versement. Ce numéro doit être reporté sur la tranche des boites.
- Le bordereau de versement portant le numéro W doit être établi en trois exemplaires originaux et signés par votre chef de service.
- Dès réception des bordereaux de versement signés, la date effective du versement est fixée avec votre service par les Archives.
- Le transport s'effectue en collaboration avec la Direction des Relations Publiques.
- Après la prise en charge du versement, un exemplaire du bordereau signé vous est renvoyé.
2. La préparation matérielle du versement :
- Oter les accessoires susceptibles d'endommager les documents (attache-lettre, élastiques, ficelles, classeurs, pochettes en plastique).
- Utiliser des boîtes d'une taille d'environ 10 cm de large afin qu'elles soient facilement manipulables et transportables.
- Numéroter les boîtes en continu de 1 à n.
Attention : ne pas introduire de "bis" ou de "ter", ne pas recommencer la numérotation pour de nouvelles catégories de documents. Cette numérotation doit coïncider avec les numéros d'ordre inscrits sur le bordereau de versement. - Inscrire le numéro attribué à la boîte sur le petit côté de la boîte de façon lisible.
- Evaluer la masse des documents à verser (métrage linéaire, nombre de boîtes...).
3. La rédaction du bordereau de versement :
Elle doit être minutieuse et comporte six éléments de description.
- Identification du service versant (intitulé sans sigles, nom et coordonnées téléphoniques de l'agent responsable du versement, nombre d'articles versés).
- Le numéro d'ordre d'article (un article correspondant à 1 boîte).
- Le résumé du contenu de l'article (description courte et précise: objet, action, nature des pièces). Attention: pensez à développer les sigles au moins une fois.
- Les dates extrêmes par article.
- Le nombre de pages du bordereau de versement.
- La signature et le cachet du responsable du service versant.
Téléchargez le bordereau de versement d'archives
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La procédure de destruction
Après accord entre votre service et les Archives départementales, vous pourrez détruire les documents n'ayant plus d'utilité administrative ou historique.
La destruction de vos documents revêt un caractère juridique (article L 212-2 du code du Patrimoine). Le visa d'élimination constitue une décharge pour votre service des documents visés. En outre, il nous permet d'évaluer le métrage de documents détruits chaque année.
Cette procédure se décompose dans les étapes suivantes :
1. La rédaction de la demande de visa d'élimination :
Elle est succincte et comporte cinq éléments de description.
- Identification des documents soumis à l'élimination: il ne s'agit pas d'une description détaillée pièce à pièce mais d'une liste de catégories de documents.
- Les dates extrêmes des documents.
- La durée d'utilité administrative des documents: elle est mentionnée sur le tableau de gestion des archives de votre service, voire définie par les Archives départementales s'il n'en a pas été d'établi.
- Le métrage: évaluez la masse des documents soumis à l'élimination en mètres linéaires, nombre de boîtes, nombre de cartons, cubage...
- Date, signature et cachet du chef du service demandeur.
- Visa et observations: colonne réservée aux Archives départementales pour "accord" ou "refus".
2. Le visa d'élimination :
- Le visa d'élimination doit être établi, puis signé par votre chef de service.
- Cette demande de visa doit impérativement être envoyé aux Archives départementales pour validation. Pour cela, il vous suffit de le transmettre par mail au personnel des Archives compétent.
3. La destruction matérielle :
- Après signature du visa en original par les Archives, vous pouvez envisager la procédure matérielle d'élimination en lien avec vos services logistiques.
- En tout état de cause, les documents doivent être soit incinérés soit recyclés par un prestataire qui vous fournira un certificat de destruction l’engageant sur la confidentialité de celle-ci.
Télécharger la demande de visa d’élimination
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État des fonds et inventaires
Effectuer une recherche sur un thème ou retrouver les dossiers que vous avez versés.
Contacter les Archives départementales
Selon votre secteur géographique, vous pouvez contacter Toulon ou Draguignan soit par mail soit téléphoniquement.
La cellule de préarchivage de Toulon :
Contacts :
Vanina Bienvenu au 04 94 18 40 84 ou par mail vmarques@cg83.fr
Julie Rouand au 04 94 18 71 95 ou par mail jrouand@cg83.fr
Télécopie : 04 94 20 79 43
Adresse postale :
Cellule de l'aire toulonnaise
Bâtiment "Oméga"
77, impasse Lavoisier
83160 LA VALETTE
La Direction des Archives départementales à Draguignan :
Contacts :
Le service des archives modernes et contemporaines
Le service des archives communales et intercommunales
Sur notre site ou par téléphone
04 98 10 22 40
Adresse postale :
Archives départementales du Var
157 avenue Alphonse Daudet
BP 277
83 007 Draguignan cedex