Conseils d'archivage aux communes et intercommunalités

• Cadre réglementaire
• Aide aux communes et intercommunalités

---

Cadre réglementaire

Contrôle scientifique et technique de l’Etat

Les communes (L 212-6 du Code du patrimoine) et les regroupements de communes (L 212-6-1 du CDP) sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat (L 212-10 du CDP). C'est le directeur des Archives départementales, fonctionnaire d'Etat, qui, sous l'autorité du préfet, exerce ce contrôle. Il réalise des visites d'inspections et applique d'autres formes de contrôle (visa d‘élimination, avis relatif à l'aménagement de locaux…).

Dépôt

Les communes de moins de 2000 habitants sont tenues de déposer leurs archives centenaires, l'état civil ayant plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en usage depuis 30 ans, sauf dérogation demandée par délibération du conseil municipal et accordée par le préfet. Dans ce cas, les documents peuvent être conservés soit par les communes elles-mêmes, soit par le groupement de collectivités territoriales dont elles sont membres, soit, par convention, par la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci (L 212-11 du CDP).

Les communes de plus de 2000 habitants peuvent déposer leurs archives, après délibération du conseil municipal, aux archives du groupement de collectivités dont elles sont membres, par convention, aux archives de la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci ou aux archives du département (L 212-12 du CDP).

Les regroupements de collectivités peuvent soit conserver leurs archives soit les confier, par convention, au service d'archives de l'une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d'archives compétent (L 212-6-1 du CDP).

Pour les communes (L 212-12 du CDP) et regroupements de collectivités (L 212-6-1 du CDP), le dépôt est prescrit d'office par le préfet si les archives sont en danger quelles que soient l'importance de la commune et la date des documents.

Devoirs des collectivités et des agents

L'entretien des archives est une dépense obligatoire (L2321-2 du CGCT) pour les communes.
Concernant les agents publics chargés de la gestion des archives, ils sont tenus au secret professionnel (code du patrimoine L211-3, code pénal article 226-13). Par ailleurs, il est prévu des sanctions pénales (code du patrimoine article L214-3, code pénal articles 226-13, 432-15 et 16) pour la soustraction, par les agents publics, de papiers publics ainsi que pour le non-respect des règles de communicabilité.

Références réglementaires :

code du patrimoine, voir LIVRE II : ARCHIVES

code général des collectivités territoriales, voir articles L1421-1 à L1421-3, article L2321-2, articles R1421-1 à R1421-13

code pénal, voir articles 226-13, 432-15 et 16

Haut de page

---

Aide aux communes et intercommunalités

Dans le cadre des prestations libres proposées par le Conseil Général, la cellule archives communales, au sein des Archives départementales, assure auprès des communes du Var, une mission de conseil et d'aide en matière de :

Nouveauté

Intercommunalités :

Statut des archives de l'intercommunalité (note de synthèse, instruction DPACI/ RES/ 2009/ 016 du 21 juillet 2009), archives des syndicats intercommunaux supprimés (note explicative).

Récolement :

C'est une obligation légale lors des élections municipales même dans le cas où le maire sortant est réélu (instruction DAF/DPACI/RES/2008/004) et lors de l'entrée en fonction de l'archiviste conformément à l'article R 1421 du CGCT (circulaire ministérielle AD 97-4 du 1er septembre 1997).

Tris et éliminations :

pour faciliter cette procédure, les Archives départementales proposent des tableaux de gestion simplifiés.
Attention! Les tableaux en lien ont été mis à jour suite à la nouvelle instruction DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, relative au traitement des archives des services communs aux collectivités territoriales (communes, département, régions) : note explicative.
Les tableaux de gestion simplifiés concernent les domaines administratifs suivants :

Affaires générales

CCAS

Élections

Enfance et jeunesse

État civil

Finances

Marchés publics

Paie

Personnel

Police municipale

Publications officielles

Services techniques

Urbanisme

Documents communs à tous les services

Logiciels

Destruction matérielle :

Un bordereau d'élimination doit être rédigé et visé dans l'ordre par l'archiviste, le responsable administratif des documents proposés à l'élimination, le maire puis par le directeur des Archives départementales. Ce n'est qu'après ce visa que les documents sont détruits soit par incinération, broyage ou déchiquetage en présence d'un agent municipal. Si aucun agent municipal ne peut assister à la destruction, il est nécessaire de demander au prestataire privé un certificat de destruction. Développement durable oblige, des prestataires peuvent proposer le recyclage des archives à détruire (modalités). Attention aux papiers jetés dans la corbeille à papier du bureau (modalités).

Classement :

Celui-ci obéit à un vocabulaire et à des règles précises que nous vous proposons de découvrir à partir d’une note explicative et des exemples d’analyse. Il est préconisé (sous réserve de spécificités locales) de classer les archives avant 1940 d'après le cadre de classement de 1926, après 1940 selon le classement continu W.
Pour cela, les communes et EPCI peuvent faire appel à des prestataires privés ou publics qui travailleront sous le contrôle scientifique des Archives départementales (pour vos questions, écrivez-nous sur notre page de contact). Nous vous proposons en lien un état des mentions devant figurer pour toute demande de devis ou élaboration d'un cahier des charges. Les listes d'émargement après 1969 (uniquement pour les élections politiques) ne doivent pas être conservées en mairie mais versées aux Archives départementales (bordereau de versement à télécharger). Il est également important de dissocier, dans les archives conservées en mairie, les documents produits par d’autres organismes (note sur les autres archives). Enfin, pour vous aider et vous faire gagner du temps dans le tri de certains dossiers, nous mettons à votre disposition une chronologie des scrutins municipaux organisés depuis 1945.

Archives électroniques :

nous vous invitons dans cette rubrique à découvrir ou parfaire votre gestion des archives électroniques. En lien, une note (la 1ère d'une suite) pour mieux comprendre l'intérêt et la difficulté de leur conservation et les premières recommandations.

Communication :

Pour la préservation du patrimoine archivistique, elle doit se faire dans le respect de consignes strictes…

modalités pratiques

liste des généalogistes professionnels et cercles généalogiques du Var

modèle arrêté municipal

formulaire de reproduction

fantôme

… et des délais sur la communication des archives publiques :

note de synthèse (à partir de la circulaire DAF du 30 septembre 2008)

tableau des délais

modalités pour l'état civil

dossiers du personnel

vie privée

dossiers médicaux

listes électorales

recensement de la population

modèle de dérogation

Conditionnement :

les archives sont conditionnées si possible dans des boîtes neutres et rangées sur des rayonnages métalliques.

Locaux de conservation :

ils sont soumis à des contraintes techniques. Il est impératif d'informer le préfet de tous travaux de construction et d'aménagement de locaux (descriptif des travaux, plans...) avant le lancement d'un appel d'offres. Il est possible de solliciter une subvention du conseil général.

Restauration :

cette opération est soumise au contrôle scientifique et technique de l'Etat. Il est possible de solliciter une subvention du conseil général.

Numérisation :

si vous souhaitez engager des projets de numérisation d'archives, il est nécessaire de suivre les principales données techniques recommandées par les Archives départementales. Il est aussi possible de solliciter une subvention du conseil général.

Subventions :

Pour la restauration, numérisation et l'aménagement de locaux d'archives, les communes et EPCI peuvent bénéficier de subventions à demander auprès de partenaires institutionnels.

Haut de page

Nouveauté

Inondation du 15 et 16 juin 2010 : quelles leçons en tirer ?

Consulter le document

REGISTRES COMMUNAUX et EPCI

Un décret du 8 juillet 2010 modifie le CGCT notamment au niveau de la tenue et confection des registres communaux ainsi que ceux des EPCI : registre de délibérations, des arrêtés, des décisions, des actes de publications et de notification.

Voir la circulaire d'application du 14 décembre 2010

Synthèse

Archives de France

Une nouvelle organisation des Archives de France est entrée en vigueur le 13 janvier 2010

Note explicative

Organigramme

La loi sur les archives n°2008-696 du 15 juillet (JO du 16 juillet)

Elle a pour objet de faciliter la consultation des archives, tout en assurant leur collecte, leur conservation et leur protection dans de meillleures conditions. A ce jour, sont parus les textes d'application suivants :

Décret relatif aux archives du Conseil constitutionnel

Décret modifiant le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 (compétences des services d'archives publics)

Décret modifiant le décret n° 79-1039 du 3 décembre 1979 (visas de conformité)

Décret modifiant le décret n° 79-1040 du 3 décembre 1979 (archives privées)

Décret relatif aux directeurs des AD et aux personnels scientifiques mis à disposition.

Deux points de la loi concernent tout particulièrement les communes : les délais sur la communication des archives publiques (note de synthèse à partir de la circulaire DAF du 30 septembre 2008, tableau des délais, modalités pour l'état civil, dossiers du personnel, vie privée, dossiers médicaux, listes électorales, recensement de la population et marchés publics, modèle de dérogation) et le statut des archives de l'intercommunalité (note de synthèse, instruction DPACI/ RES/ 2009/ 016 du 21 juillet 2009).