Contact

Responsable des archives hospitalières :

Caroline Meyer
tél. 04 98 10 22 40, fax 04 94 67 00 57.

Archives hospitalières

• Cadre réglementaire
• Nature et composition
• Classement et cotation
• Instruments de recherche

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Cadre réglementaire

Les archives hospitalières sont régies selon des dispositions s’appliquant aux hôpitaux et aux archives publiques. Les principes de conservation et de classement ont été fondés principalement sur l’arrêté du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalières.
En raison de la multiplicité des statuts des établissements hospitaliers (communaux, intercommunaux, départementaux, interdépartementaux, régionaux ou d’Etat), la conservation des archives peut avoir lieu au sein de l’hôpital, aux archives départementales, aux archives communales ou de manière très exceptionnelle d’une société d’archivage privée.
Dans le cas d’une conservation sur place, toute opération portant sur le tri, le classement et la conservation matérielle des archives est ainsi soumise préalablement au contrôle scientifique et technique des archives départementales (Code du patrimoine, Livre II ; Archives). Les éliminations de documents ne peuvent en l’occurrence être pratiquées sans le visa préalable du directeur des archives départementales selon la procédure en vigueur (bordereau d’élimination).
Dans le cas d’une conservation en dehors de l’hôpital, le mode d’entrée des archives des établissements hospitaliers communaux se fait soit aux archives communales par versement (en série S ou W pour les documents postérieurs à 1983) soit aux archives départementales par dépôt (H-dépôt). Les archives des autres établissements publics d’hospitalisation sont accueillies aux archives départementales par versement (série H pour les documents antérieurs à 1792), série L (documents compris entre 1790-1800), sous-série 1 X (documents compris entre 1800-1940) ou encore série W (documents postérieurs à 1940).
Dans le Var, les fonds hospitaliers correspondent majoritairement à des dépôts faits par des établissements souvent héritiers de fondations anciennes remontant au Moyen-âge. Le chercheur les trouvera par conséquent en série H dépôt.

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Nature et composition

Les archives hospitalières concernent à la fois la gestion et le patrimoine des établissements (actes de fondation, pièces financières, legs, rentes, etc…) et la compétence hospitalière (médecine et assistance : registres d'entrée et de sortie des malades, dossiers médicaux etc…).
De ce fait, l’on distingue les archives administratives des archives médicales, les premières résultant des activités de gestion, les secondes de la pratique médicale (laboratoires, pharmacie, professionnels de santé). Divers textes généraux et spécifiques régissent les aspects liés au traitement scientifique (consignes de tri et de conservation) et à la communicabilité des documents administratifs et des dossiers médicaux. Le chercheur peut en consulter les détails sur http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/sanitaires/, à compléter par la loi sur les archives n° 2008-696 du 15 juillet 2008.

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Classement et cotation

Des cadres de classement réglementaires spécifiques s’appliquent aux documents antérieurs au 31 décembre 1970, quel que soit le lieu de leur conservation. Après cette date, le rangement des documents se fait en continu en série W.
Chaque fonds hospitalier constitue une subdivision de H-dépôt et reçoit un numéro qui lui est propre et qui désigne de la même façon le nom de la commune concernée : ainsi H-dépôt 3 désigne le fonds des archives hospitalières de Signes, correspondant au 3è dépôt enregistré aux archives départementales.
Les fonds peuvent être de composition simple (documents provenant d’un établissement unique) ou multiples (documents provenant de divers établissements ayant fusionné, au sein d’une même commune).
Dans le premier cas, les séries thématiques A à Z des cadres de classement servent à la cotation interne des fonds intégrés en H-dépôt :
H-dépôt + numéro du fonds + lettre de série + numéro du dossier ou registre (ex H-dépôt 3 F 8).
Dans le deuxième cas de figure tous les dossiers sont présentés selon un plan de classement thématique global au sein d’un répertoire méthodique, avec indication de l’établissement d’origine :
H-dépôt + numéro du fonds + numéro d’ordre du dossier ou du registre (ex H-dépôt 1/15).

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Instruments de recherche

• Base de données Archives hospitalières : fiches de renseignements sur l’établissement (nom, adresse, coordonnées), les fonds déposés et leur contenu approximatif, l’historique succinct de l’établissement.
• Etat des fonds et inventaires : rubrique Archives déposées puis Hôpitaux
• Inventaires Mireur n° 102 à 109: fiches manuscrites descriptives, établies par article (dossier ou registre), consultables exclusivement sur microfilms, en salle de lecture.

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