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Archives hospitalières
Archives hospitalières : cadre réglementaire
Nature et composition
Les archives hospitalières concernent d’une part la gestion et le patrimoine des établissements (actes de fondation, comptabilité, patrimoine foncier, économat, etc…) constituant les archives administratives, d’autre part la compétence hospitalière (médecine et assistance : registres d'entrée et de sortie des malades, dossiers médicaux etc…) appelées archives médicales.
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Contrôle scientifique et technique de l’Etat
Les hôpitaux, quel que soit leur statut (Code de la santé publique , articles L 6141-1 et suivants, R 6141-10 et suivants) sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat (article 2 du décret n° 79-1037 modifié par le décret n° 2009-1124). C'est le directeur des Archives départementales, fonctionnaire d'Etat, qui, sous l'autorité du préfet, exerce ce contrôle. Il réalise des visites d'inspections et applique d'autres formes de contrôle (visa d’élimination, avis relatif à l'aménagement de locaux…).
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Conservation des archives sur le site ou externalisation
Le statut des établissements hospitaliers étant multiple (communaux, intercommunaux, départementaux, interdépartementaux, régionaux ou d’Etat), la conservation des archives peut avoir lieu au sein de l’hôpital ou être confiée à une société d’archivage privée pour les archives courantes et intermédiaires que ce soit sur support papier ou électronique.
Réglementation :
art. L 1111-8 du code de la santé publique
art L 212-4 du code du patrimoine
décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009
message des Archives de France du 12 janvier 2010
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Dépôt aux Archives départementales:
En application du règlement des archives hospitalières pris par arrêté du 11 mars 1968, les archives hospitalières de plus de cent ans sont déposées aux archives départementales s’il s’agit d’un établissement départemental, aux archives communales s’il s’agit d’un établissement communal (plus de détail). Le dépôt est prescrit d'office par le préfet quelle que soit la date des documents si les archives conservées à l’hôpital sont en danger (article 7 du règlement de 1968).
Aux Archives départementales, chaque fonds déposé est identifié par un numéro dans la sous-série H Dépôt (ex : H Dépôt 2 pour les archives hospitalières de Draguignan). Au sein du fonds déposé, les documents sont rangés selon le cadre de classement des archives hospitalières défini en 1968.
Voir les inventaires en ligne des fonds déposés
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Devoirs des établissements et des agents :
Les établissements hospitaliers sont tenus d’assurer la conservation de la totalité de leurs archives « au siège de l’établissement » (article 7 du règlement 1968).
Les frais de conservation et de répertoriage doivent figurer parmi les dépenses de fonctionnement, ceux qui résultent de l’aménagement des salles parmi les dépenses d’investissement (article 2 du règlement de 1968).
Le directeur général a la garde et la responsabilité des archives administratives et médicales (article 3 du règlement de 1968). Notamment, celui-ci est assujetti à l’obligation de fournir les dossiers médicaux pendant la durée que la réglementation en vigueur l’y oblige (article R.1112-7 du Code de la santé publique).
Concernant les agents publics chargés de la gestion des archives, ils sont tenus au secret professionnel (code du patrimoine L211-3, code pénal article 226-13). Par ailleurs, il est prévu des sanctions pénales (code du patrimoine article L214-3, code pénal articles 226-13, 432-15 et 16) pour la soustraction, par les agents publics, de papiers publics ainsi que pour le non-respect des règles de communicabilité.
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Références réglementaires :
Code du patrimoine, voir LIVRE II : ARCHIVES
Code général des collectivités territoriales, voir articles L1421-1 à L1421-3, article L2321-2, articles R1421-1 à R1421-13
Code pénal, voir articles 226-13, 432-15 et 16
Règlement des archives hospitalières de 1968
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Archives hospitalières : aide aux hôpitaux
Dans le cadre des prestations libres proposées par le Conseil Général, la cellule archives hospitalières, au sein des Archives départementales, assure auprès des hôpitaux du Var, une mission de conseil et d'aide. Ci-dessous sont abordées quelques étapes dans la gestion des archives.
Pour approfondir les rubriques ci-dessous : consulter le site ASCODOCPSY (association de coopération documentaire en psychiatrie) régulièrement mis à jour
Guide des archives hospitalières : méthodologie et procédures (volume 1)
Guide des archives hospitalières : les ressources documentaires (volume 2)
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Tri et élimination
Ci-dessous en lien, les tableaux de gestion pour les archives suivantes :
Attention : les délais de communicabilité qui figurent dans les circulaires des Archives de France produites avant la loi du 15 juillet 2008 ne sont plus à jour suite à la parution de la loi du 15 juillet 2008 (tenir compte des nouveaux délais suite parution de cette loi) .
Archives administratives :
Finances : INSTRUCTION DAF/ DPACI / RES/ 2008 / 008
Tableau de gestion des ressources humaines / IFSI disponible sur le site ASCODOCPSY
D’autres tableaux de gestion seront installés prochainement dans cette rubrique (marchés publics, administration générale, économat, logiciels…)
Archives médicales :
Dossiers médicaux (documents papier et électronique / voir aussi journée d’étude 2010 : dossier patient informatisé) : Article R 1112-7 du code de la santé publique
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Destruction matérielle
Un bordereau d'élimination doit être rédigé et visé dans l'ordre par l'archiviste, le responsable administratif des documents proposés à l'élimination, le directeur de l’hôpital puis par le directeur des Archives départementales. Ce n'est qu'après ce visa que les documents sont détruits soit par incinération, broyage ou déchiquetage en présence d'un agent hospitalier. Si aucun agent hospitalier ne peut assister à la destruction, il est nécessaire de demander au prestataire privé un certificat de destruction. Développement durable oblige, des prestataires peuvent proposer le recyclage des archives à détruire (modalités). Attention aux papiers jetés dans la corbeille à papier du bureau (modalités).
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Classement et cotation
Des cadres de classement réglementaires s’appliquent aux documents antérieurs au 31 décembre 1970, quel que soit le lieu de leur conservation. Après cette date, le rangement des documents se fait en continu en série W.
Pour les fonds déposés aux Archives départementales, chaque fonds hospitalier constitue une subdivision de H-dépôt et reçoit un numéro qui lui est propre et qui désigne de la même façon le nom de la commune concernée : ainsi H-dépôt 3 désigne le fonds des archives hospitalières de Signes, correspondant au 3è dépôt enregistré aux archives départementales.
Les fonds peuvent être de composition simple (documents provenant d’un établissement unique) ou multiples (documents provenant de divers établissements ayant fusionné, au sein d’une même commune).
Dans le premier cas, les séries thématiques A à Z des cadres de classement servent à la cotation interne des fonds intégrés en H-dépôt : H-dépôt + numéro du fonds + lettre de série + numéro du dossier ou registre (ex H-dépôt 3 F 8).
Dans le deuxième cas de figure tous les dossiers sont présentés selon un plan de classement thématique global au sein d’un répertoire méthodique, avec indication de l’établissement d’origine : H-dépôt + numéro du fonds + numéro d’ordre du dossier ou du registre (ex H-dépôt 1/15).
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Communication
Les archives hospitalières sont des archives publiques dont la communication est régie par le code du patrimoine :
chapitre 3 : Régime de communication mis en place par la loi du 15 juillet 2008
circulaire n°DHOS/E1/2009/271 du 21 août 2009
instruction n° DAF/DPACI/RES/2009/024 du 23 novembre 2009
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Externalisation
La conservation des archives peut être confiée à une société d’archivage privée pour les archives courantes et intermédiaires ainsi que les données de santé à caractère personnel (depuis le décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006) qu’il s’agisse d’archives papier ou électronique.
Réglementation :
art. L 1111-8 et R 1111-9 et suivants du code de la santé publique
art L 212-4 du code du patrimoine
décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009
message des Archives de France du 12 janvier 2010
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Conditionnement
Les archives sont conditionnées si possible dans des boîtes neutres et rangées sur des rayonnages métalliques.
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Locaux de conservation
Les locaux de conservation sont soumis à des contraintes techniques. Il est impératif d'informer le Directeur des Archives départementales de tous travaux de construction et d'aménagement de locaux (descriptif des travaux, plans...) avant le lancement d'un appel d'offres.
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Découvrez la base de données « Archives hospitalières »
Consultez l’état des fonds des archives hospitalières déposées ou non et préparez votre recherche. Pour consulter les inventaires correspondants, accédez aux inventaires en ligne.
Contact
- Par téléphone :
Alain Droguet au 04 98 10 22 40/41,
Caroline Meyer au 04 98 10 22 55,
Fabien Ricci au 04 98 10 22 54
- Ou par courrier :
BP 277 83007 Draguignan Cedex