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Comment lire un tableau de gestion ?

Le tableau se présente en quatre colonnes :

  • Colonne n°1 : Nature du document : Les différentes catégories de documents ou de dossiers reçus et produits par le service sont énumérées.
  • Colonne n°2 : Durée d’utilité administrative (DUA) : La durée d’utilité administrative est la durée pendant laquelle les différentes sections du service conservent les documents mentionnés dans la première colonne. Cette durée est définie d’un commun accord avec les Archives départementales en tenant compte des besoins d’information nécessaires au bon fonctionnement des services, ainsi que des obligations légales ou juridiques.
  • Colonne n°3 : Sort final : Les mentions de conservation, de tri ou de destruction portées dans cette colonne doivent être interprétées de la façon suivante :           
    C : conservation définitive dans un service d’archive après avoir établi un bordereau de versement,    
    D : destruction après obtention d’un visa d’élimination du Directeur des Archives départementales (article L 212-2 du code du Patrimoine). Elle se fera par incinération ou recyclage uniquement (le recours à la déchetterie et tout dépôt de documents sur la voie publique étant à proscrire),    
    T : conservation partielle après tri selon les modalités définies dans cette colonne et dans la colonne « Observations ».
  • Colonne n°4 : Observations : Cette colonne permet de préciser les modalités de tri, de justifier le sort final, d’apporter des informations complémentaires sur la nature des documents et de préciser le cas échéant les dates extrêmes et le métrage linéaire.

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