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Eliminer

Une fois leur durée d’utilité administrative échue, certains documents peuvent faire l’objet d’une élimination (code du patrimoine, art. L 212-2). Cela obéit à une procédure stricte comportant trois étapes :

 

1-La demande d’élimination

Les documents proposés à l’élimination doivent être décrits et énumérés dans un bordereau d’élimination. Ce document se présente généralement sous forme de tableau :

- intitulé des documents (colonne 1) : énumération des différents types de documents proposés à l’élimination (factures, devis, feuilles de dépouillement, fiches d’inscription, offres non retenues, etc.).

- dates extrêmes (colonne 2) : indication pour un document de sa date ou, pour un dossier, de sa date la plus ancienne et de sa date la plus récente.

- nombre de boîtes ou métrage linéaire (colonne 3) : indication du nombre de boîtes ou du métrage linéaire. Le métrage linéaire est l’unité de mesure des archives correspondant à l’ensemble des articles placées à la suite sur un mètre de longueur. Pour le calculer, il suffit d’additionner l’épaisseur des documents ou des boîtes.

- observations (colonne 4) : espace réservé aux Archives départementales pour valider ou refuser les propositions d’élimination.

Une fois ce tableau renseigné, le bordereau d’élimination doit être impérativement signé par le responsable administratif et le maire, puis envoyé aux Archives départementales pour visa.

 

2-Le visa d’élimination

Au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les collectivités territoriales, le bordereau d’élimination est contrôlé puis visé par le directeur des Archives départementales (code du patrimoine, art. L 212-51).

Le bordereau d’élimination visé par le directeur des Archives départementales est une pièce réglementaire qui doit être conservée : elle garantit le respect de la procédure administrative et témoigne de l’existence antérieure des documents.

 

3-La destruction matérielle

Ce n'est qu'après le visa du directeur des Archives départementales que les documents peuvent être détruits par broyage ou déchiquetage. Si la destruction est effectuée par la commune, elle doit se faire en présence d'un agent municipal. Si elle est confiée à un prestataire, celui-ci doit fournir un certificat de destruction au terme de son travail. Pour évaluer le coût de la destruction, voici quelques chiffres : 1 ml =30 kg donc 30 ml équivalent environ à 1 tonne.

 

Informations complémentaires

Bon à savoir

  • Documents papier transférés sur support numérique :

Les services qui souhaitent détruire des documents papier après les avoir reproduits par numérisation doivent rédiger un bordereau d’élimination et le soumettre au visa du directeur des Archives départementales.

Instruction :

DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005. Modalités de délivrance du visa d'élimination des documents papiers transférés sur support numérique ou micrographique.


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