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Externalisation

La conservation des archives peut également être confiée à une société d’archivage privée pour les archives courantes et intermédiaires que ce soit sur support papier ou électronique. Les modalités qui s’y rapportent ont été entièrement redéfinies au sens du décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 modifié par celui du 17 septembre 2009 (n°2009-1124, nouveau Titre IV dans l’article 15).  

Il convient de préciser que les dispositions régissant l’externalisation portent exclusivement sur la conservation matérielle des documents et ne traitent donc pas de la gestion intellectuelle des archives externalisées (tri, éliminations, classement, rédaction d’inventaires). Si ces opérations étaient cependant confiées au dépositaire elles doivent être effectuées sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat (représenté par les services des archives départementales).

La procédure d’externalisation suppose trois opérations distinctes :

  1. La déclaration préalable à remettre par l'établissemsent de santé à la Direction des Archives départementales : elle doit précéder le lancement de toute procédure de consultation des entreprises en vue de l’attribution du marché public d’externalisation, et par conséquent la signature du contrat de dépôt. Les éléments suivants doivent y être mentionnés : contexte, objectifs, calendrier, durée prévisionnelle de l’opération / listes des archives, dates extrêmes, volume, métrage linéaire ou nombre des documents déposés. Ces éléments feront l’objet d’une vérification dont les conclusions seront communiquées par écrit au détenteur légitime des archives publiques.

Les nouvelles dispositions réglementaires ne remettent pas en cause un contrat en cours, en revanche celui-ci ne pourra être reconduit tacitement avec un dépositaire non agréé selon les modalités définies par la loi.

2. Le contrat de dépôt : lie le déposant et le dépositaire en fixant les droits et obligations de chacune des parties.La personne habituellement en charge des archives au sein de l’hôpital public devra être associée à la rédaction del’acte d’engagement et du cahier des clauses techniques particulières, pièces maîtresses du dossier de marché public.Un exemplaire du projet de dossier de consultation des entreprises doit être soumis aux Archives départementalesqui disposent d’un mois pour formuler ses observations à partir de la mise au point du calendrier de consultationdesentreprises.

 3. L’agrément des personnes physiques ou morales qui en font la demande est délivré, quel que soit le domicile du candidat, par le ministère chargé de la culture en ce qui concerne les archives administratives d’un hôpital public, à l’exception du cas particulier des données personnelles de santé pour lesquelles l’agrément est exclusivement délivré par le ministère en charge de la santé publique. De la même manière, seules ces autorités peuvent procéder à son retrait. Dans les deux cas, la décision fait l’objet d’une publication au Journal officiel de la République française. Une liste des personnes physiques ou morales agréées sera publiée sur le site Internet de l’administration centrale des archives, à l'adresse suivante :  http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/gestion-externalisee-des-archives/

 

 

 

 

 

 

 

Lettre d'information

art. L 1111-8 du code de la santé publique

art L 212-4 du code du patrimoine

décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009

 arrêté du 4 décembre 2009

message des Archives de France du 12 janvier 2010

arrêté du 16 juin 2010


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