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Notions générales

Le classement d'archives nécessite de connaître plusieurs termes...

Le fonds (l'ensemble des documents)
Un fonds est un ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Pour une commune, cela signifie que les archives produites par les uns et les autres au sein de différents services constituent un seul et même fonds, celui des archives de la commune.
Le classement se fait selon le principe du respect des fonds : les archives émanant d’un même producteur doivent être regroupées et conservées ensemble. Des documents d’origine différente ne doivent jamais être mélangés. Ceci est d’autant plus important qu’il n’est pas rare de trouver des fonds de différentes provenances dans une mairie : archives intercommunales, archives privées, etc.

 

L’article (le dossier)
Un dossier est l’ensemble des documents administratifs se rapportant à un même objet ou à une même affaire, rassemblés dans une chemise cartonnée. Il peut comporter un ou plusieurs dossiers, appelé(s) sous-dossier(s). Le dossier ne doit comprendre que les pièces élaborées ou reçues par le service, à l’exclusion des papiers corbeille (prospectus, brouillons, doubles, documents reçus pour information).

 

Les archives (les documents)
Les archives sont des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.

 

L’analyse (l’identification du dossier)
L’analyse archivistique a pour but de donner, sous une forme organisée, concise et précise, les données pertinentes sur le contenu informatif d’un document ou d’un ensemble de documents.

 

... et quelques règles
    • inscrire un titre (l’objet) sur chaque dossier,
    • insérer les sous-dossiers dans des sous-chemises munies d’un sous-titre (l’action),
    • classer chronologiquement les pièces,
    • préciser les dates extrêmes (date la plus ancienne et date la plus récente contenues dans un dossier), elles doivent être utilisées avec les signes de ponctuation suivants :

- le tiret (-) : pour indiquer la continuité des documents entre les deux dates
- la virgule (,) : pour préciser la rupture de cette continuité
- les crochets ([]) : pour indiquer la restitution de la date, cela signifie qu’elle ne figure pas sur le document mais qu'elle est déduite d’après le contexte

    • développer les sigles,
    • éviter le ruban adhésif, les agrafes, les trombones, les élastiques.

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