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Autres formes de contrôle

Le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des collectivités territoriales s’exerce sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d’élimination, sur le classement, la conservation et la communication des archives (articles R 212-3 et R 212-4 du code du patrimoine).

Obligations des collectivités territoriales :

  • Demander le visa pour toute destruction de documents publics (art. R 212-51 du code du patrimoine).
    Pour plus de détails, voir la rubrique "Collecter, trier et éliminer les archives".
  • Informer le préfet de tous travaux de construction et d’aménagement de locaux qu’ils soient définitifs ou provisoires (descriptif des travaux, plans…) avant le lancement d’un appel d’offres et la demande de subvention (art. R 212-54 du code du patrimoine).
    Pour plus de détails, voir la rubrique "Conserver les archives" puis la page "Les locaux".
  • Demander l’approbation pour tous travaux de restauration et/ou de microfilmage et/ou de numérisation d’archives.
    Pour plus de détails, voir la rubrique "Conserver les archives" puis les pages "Restauration" et "Numérisation".
  • Signaler tout sinistre (incendie, inondation,…), soustraction ou détournement d’archives (art. R 212-53 du code du patrimoine).
  • Etablir un procès-verbal de récolement lors des élections municipales (qu’il y ait ou non changement de municipalité) à signer par le maire sortant et entrant (arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes et instruction DAF/DPACI/RES/2008/04 du 14 mars 2008).
  • Etablir un procès-verbal de récolement lors de l’entrée en fonction de l’archiviste (art. R 212-55 du code du patrimoine). Celui-ci dresse un procès-verbal de récolement topographique des fonds d'archives qui tient lieu d'inventaire de prise en charge. Ce document, contresigné par l'autorité territoriale, est transmis au préfet.
  • Respecter les consignes de communication.
    Pour plus de détails, voir la rubrique "Communiquer les archives".
  • Pour les archivistes en poste dans un service constitué, rédiger et remettre au préfet un rapport annuel (art. R 212-56 du code du patrimoine).

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